社会保険労務士事務所 宮本人事労務パートナーズ｜石川県野々市市

中小企業向け新入社員教育のポイント

1. 日報を活用する
2. フィードバックは事実を伝える
3. 指摘はクローズな場でおこなう

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①日報を活用しましょう

従業員に成長してもらうためには、日々の業務の中で、報連相を徹底してもらい、
随時、仕事ぶりに対して、教育をおこなう必要があります。

しかしながら、報連相すらできない…という方も中にはいらっしゃるのではないでしょか？（実は、私ですら苦手です。。。）
しかし、そんなことすらできないのか！…で終わってしまうと、その従業員の成長にはつながりません。
元々、新入社員は能力が低い方なので、報連相ができないからといって、不思議なことではありません。
もしかしたら、職場の雰囲気になじめずに、報連相しずらいな…なんて思っているかもしれません。（私も前職では、先輩社員の"背中を見て覚えろ"の一言から相談しにくいなーなんて思ったこともあります。）
そこで、従業員が報連相をしやすいように「日報」を活用してみてはいかがでしょうか。

日報とはどんなものかというと、その日に行った仕事を１時間単位で報告をさせ、明日に行おうとしている仕事をどんな手順で進めるのか記載するA4用紙1枚もののシートのことです。

そのシートを毎日、上司が確認し、フィードバックします。
毎日しっかりとフィードバックをしなければ意味がありません。
このシートを使えば、強制的に報連相を行わせることができます。

また、報連相は従業員の義務であると同時に、上司にも報連相をしやすい環境を作りだす義務があることを意識してください。

報連相に限ったことではなく、コミュニケーション全般に言えることなのですが、相手が汲み取ってくれることを期待するだけではなく、こちらの意図が相手に伝わるよう努力しなければ上司の怠慢になってしまいますね。

②フィードバックは事実を伝える

日報シートで報告してきた仕事ぶりを確認して、フィードバックをおこないます。

日報を書かせっぱなしはNGです。
手間は掛かりますが、必ず上司が確認をして、指摘を伝えてください。

指摘する際に意識して欲しいことは事実を伝えることです。
無理して褒める必要もなければ、無理して粗さがしする必要もないということです。

・この時間帯に行った仕事は、少し時間が掛かり過ぎているね。

・明日の予定に対して、しっかり準備しているね。

…など事実だけを伝えるだけで大丈夫です。

これだけで日報を使っている方にとっては、しっかりと教育してくれていると感じていただけます。

また、「この時間帯に行った仕事は、少し時間が掛かり過ぎているね。」…と失敗を指摘したときには、必ず改善案のヒントも併せて伝えてあげてください。

仕事ができるようになることはもとより、失敗に対して改善案を打ち出せる人材に育てなければ、意味がありません。
そのために、先輩社員が改善案のヒントを伝え、一緒に失敗がおこらないような仕組みづくりを見せてあげることが重要です。

③指摘はクローズな場で行う

従業員への指摘はクローズな場で行いましょう。

社長によっては、従業員の教育をしっかりしていることを他の従業員にも見せたいので、朝礼の場で指摘を行う…といった方もいらっしゃるのですが、逆に従業員が委縮してしまったり、他の従業員が私も同じように他の人の目の前で指導されるのではないか…といった不安から職場の雰囲気が悪くなってしまいますので、おすすめできません。

従業員を追い込むのではなく、成長を考えた面談を行うことを意識しましょう。

また、部下へ声掛けをする際に「期待しているよ」という声かけをしがちなのですが、いささか抽象的な期待の仕方で無駄にプレッシャーを感じるのは私だけでしょうか？

それならば、「●●日までにこの仕事を仕上げてくれることを期待しているよ」…
などと具体的に伝えて欲しいものです。

求められている完成度がわからない仕事ほど怖いものはありません。

もし、具体的に伝えるのが難しければ「信頼しているよ」と伝えてあげましょう。

小さな"壁"を飛び越えてもらう

従業員が成長するには、小さな壁を飛び越えるようなチャレンジをしてもらわなければレベルアップに繋がりません。

壁を飛び越える成功体験をしてもらうためには、上司や仲間によるサポートが必要です。
壁が高すぎるなら、ヒントを与えて、足元に踏み台を用意してあげましょう。

最近の新入社員の傾向はというと、高い給与がもらえるなど、地位やキャリアアップを目指すのではなく、職場での承認欲求や働きがいの部分を重視している傾向にあります。

従業員には、日報を活用した承認や小さな成功体験を積み重ねることで、成長につなげるようにしていきましょう。

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